Vamos falar sobre organização e fluxo de trabalho na diagramação de álbuns? Qualquer profissional deve manter uma rotina e um ambiente de trabalho organizado para melhorar a produtividade e a qualidade. A falta de organização causa atrasos, perda de informações importantes e até mesmo desgaste com os clientes ou entre pessoas da equipe de trabalho. Na diagramação não é diferente.
Para garantir um ambiente de trabalho adequado, é preciso analisar todas as etapas da produção de um álbum fotográfico e verificar onde é possível conquistar melhorias para otimizar seu tempo e também aumentar a satisfação dos seus clientes. Um fluxo organizado e previsível irá contribuir muito para isso. Afinal, ninguém gosta de surpresas num processo que já começa cheio de expectativas? Em geral, o cliente ainda nem escolheu as fotos e já está ansioso para ver o álbum pronto. Você se identifica?
Até o material chegar impresso nas mãos do cliente há um caminho relativamente longo a percorrer. Quanto mais claro e previsível esse processo for, mais tranquilo será para todos. Deixe claro quanto tempo cada etapa levará para ser cumprida e em quais pontos você irá necessitar de interação. Assim, o cliente não ficará preocupado se não tiver notícias suas por três dias, por exemplo.
O fluxo de trabalho acima é o que seguimos na Book2u, estúdio de diagramação de álbuns do qual sou sócia e diagramadora. O fluxo de trabalho é um ciclo que deve ser analisado constantemente. O cliente irá dar as dicas do que está ou não está funcionando. Fique atento às observações. Elas irão indicar diversas possibilidades de melhoria, basta que você esteja aberto às críticas. Não fique na defensiva: as críticas irão te fortalecer e deixar o seu trabalho ainda melhor no que diz respeito à organização.
Como trabalhamos com arquivos digitais, manter a organização deles é o primeiro passo fundamental. Crie uma estrutura de armazenamento com nomes consistentes. Isso irá garantir praticidade e segurança, além de permitir acessar os arquivos com rapidez. Se em seu estúdio há mais de um designer, fica mais fácil transferir o trabalho de um profissional para o outro em situações como férias, ausência temporária e até mesmo desligamento do estúdio.
A ESCOLHA DAS FOTOS
Quem escolhe as fotos para o álbum, você ou o cliente? Esse trabalho pode ficar a cargo do seu cliente, mas saiba que pode acarretar atrasos desgastantes no processo. O cliente em muitas situações fica completamente perdido para escolher 150 fotos de 1500. Minha sugestão é que o fotógrafo realize uma seleção prévia das fotos e crie uma diagramação. Deixe claro que ele pode realizar as alterações que julgar necessário e que essa prévia serve como uma orientação. Reserve duas ou três lâminas em branco para as fotos de convidados e pista de dança. Essas vale a pena deixar a cargo do cliente.
Por experiência, posso dizer são muito poucas as alterações que retornam do cliente nesse modelo de trabalho. Facilite a vida do seu cliente e torne esse processo mais suave apresentando uma sugestão inicial.
A DIAGRAMAÇÃO
Esta etapa pode ser realizada por você, por um profissional terceirizado ou até mesmo um funcionário de seu estúdio capacitado para essa atividade.
Observe que a diagramação não faz parte do seu trabalho de fotografia. A diagramação é uma outra atividade, que tem a sua fotografia como matéria-prima. Portanto, ela deve ser remunerada – a não ser que você esteja presenteando o seu cliente com o álbum. Escuto muitos fotógrafos comentarem que adorariam terceirizar a diagramação dos álbuns, mas não o fazem por não terem recursos financeiros disponíveis. Sinto informar, mas, se isso acontece, você está trabalhando de graça. Você pode optar por realizar essa etapa e ficar com o rendimento para si, mas ela precisa, sim, ser remunerada. Fique ligado nisso e não desperdice seu tempo trabalhando sem remuneração.
A APRESENTAÇÃO DA PRÉVIA
Apresente a prévia de maneira que seja fácil para o cliente realizar seus comentários. Mostre a diagramação interna, a sugestão de capa e, se for capa de tecido ou couro, faça as sugestões de revestimentos. Isso vai reduzir as etapas do fluxo de trabalho e mais uma vez deixar a vida do cliente mais fácil. Não apresente muitas opções. Elas confundem mais do que ajudam.
Existem sistemas de aprovação de álbuns disponíveis no mercado que deixam essa etapa mais organizada do que o simples envio de um PDF. Escolhi utilizar o sistema do site Album Exposure no meu estúdio já que ele possui uma versão exclusiva para estúdio de design e outra para fotógrafos. Ambas trabalham de forma muito eficiente juntas. Vale a pena conhecer!
Utilizar um sistema ajuda a ter um controle único e centralizado das alterações e aprovações. Evite se afogar e se perder em um mar de e-mails. Acredite em mim. Sua vida vai ficar muito mais fácil e a do cliente, nem se fala!
A APROVAÇÃO
Quando seu cliente aprovar o álbum, envie um e-mail formalizando a aprovação e solicitando formalmente que ele revise datas e ortografia do texto. Assim, você minimiza o risco de enviar algo errado para impressão, evitando prejuízo e desgaste com o cliente.
O ENVIO PARA IMPRESSÃO
Feche os arquivos, revise cada lâmina e envie para sua encadernadora preferencial. Se o álbum for personalizado, procure enviar uma descrição bem detalhada do projeto gráfico a ser executado. Se puder, crie uma maquete digital para ajudar no entendimento do projeto. Para criar projetos personalizados vale a pena alinhar com a encadernadora como ela deseja receber o material. Lembre-se de que você está criando algo fora dos padrões do fornecedor, então essa etapa é bem importante. Envie os revestimentos para a encadernadora.
Fique de olho no prazo de entrega, pois o processo de confecção de um álbum fotográfico é tão detalhado e com tantas etapas e variações que atrasos não são raros. Imagine: download das imagens, impressão, laminação, encadernação da capa, confecção de acessórios. Qualquer erro implica retornar para o estágio inicial.
Dica: converse muito com sua encadernadora para entender o processo e tenha um canal de comunicação eficiente e transparente para que você possa se antecipar às surpresas e comunicar seus clientes adequadamente.
Receba e analise o álbum para conferir a qualidade do trabalho realizado pelo seu fornecedor. Verifique acabamento, cores, qualidade da laminação, ordem da encadernação etc.
Com o álbum pronto, crie uma embalagem bem bacana e caprichada. Esse toque especial fará sua marca ser lembrada de uma forma especial. Lembre-se que o álbum tem um valor grande para seu cliente. Ele deve ser entregue como uma joia. Isso não significa investir muitos recursos financeiros. A internet está repleta de referências bacanas de embalagens charmosas e com um custo relativamente baixo. Use a sua criatividade e encante seus clientes!
Se você criar algo bacana, compartilhe aqui! Tenha certeza que irá inspirar outros fotógrafos que acompanham a coluna. Eu vou adorar ver! Deixe o link nos comentários do post!
