Colunistas Diagramação de álbuns Renata Bitencourt

O fluxo de trabalho na diagramação de álbuns

Livro de Fotografia Poses Perfeitas

Vamos falar sobre organização e fluxo de trabalho na diagramação de álbuns? Qualquer profissional deve manter uma rotina e um ambiente de trabalho organizado para melhorar a produtividade e a qualidade. A falta de organização causa atrasos, perda de informações importantes e até mesmo desgaste com os clientes ou entre pessoas da equipe de trabalho. Na diagramação não é diferente.

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Para garantir um ambiente de trabalho adequado, é preciso analisar todas as etapas da produção de um álbum fotográfico e verificar onde é possível conquistar melhorias para otimizar seu tempo e também aumentar a satisfação dos seus clientes. Um fluxo organizado e previsível irá contribuir muito para isso. Afinal, ninguém gosta de surpresas num processo que já começa cheio de expectativas? Em geral, o cliente ainda nem escolheu as fotos e já está ansioso para ver o álbum pronto. Você se identifica?

Até o material chegar impresso nas mãos do cliente há um caminho relativamente longo a percorrer. Quanto mais claro e previsível esse processo for, mais tranquilo será para todos. Deixe claro quanto tempo cada etapa levará para ser cumprida e em quais pontos você irá necessitar de interação. Assim, o cliente não ficará preocupado se não tiver notícias suas por três dias, por exemplo.

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O fluxo de trabalho acima é o que seguimos na Book2u, estúdio de diagramação de álbuns do qual sou sócia e diagramadora. O fluxo de trabalho é um ciclo que deve ser analisado constantemente. O cliente irá dar as dicas do que está ou não está funcionando. Fique atento às observações. Elas irão indicar diversas possibilidades de melhoria, basta que você esteja aberto às críticas. Não fique na defensiva: as críticas irão te fortalecer e deixar o seu trabalho ainda melhor no que diz respeito à organização.

Como trabalhamos com arquivos digitais, manter a organização deles é o primeiro passo fundamental. Crie uma estrutura de armazenamento com nomes consistentes. Isso irá garantir praticidade e segurança, além de permitir acessar os arquivos com rapidez. Se em seu estúdio há mais de um designer, fica mais fácil transferir o trabalho de um profissional para o outro em situações como férias, ausência temporária e até mesmo desligamento do estúdio.

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Exemplo de uma estrutura de diretórios

A ESCOLHA DAS FOTOS

Quem escolhe as fotos para o álbum, você ou o cliente? Esse trabalho pode ficar a cargo do seu cliente, mas saiba que pode acarretar atrasos desgastantes no processo. O cliente em muitas situações fica completamente perdido para escolher 150 fotos de 1500. Minha sugestão é que o fotógrafo realize uma seleção prévia das fotos e crie uma diagramação. Deixe claro que ele pode realizar as alterações que julgar necessário e que essa prévia serve como uma orientação. Reserve duas ou três lâminas em branco para as fotos de convidados e pista de dança. Essas vale a pena deixar a cargo do cliente.

Por experiência, posso dizer são muito poucas as alterações que retornam do cliente nesse modelo de trabalho. Facilite a vida do seu cliente e torne esse processo mais suave apresentando uma sugestão inicial.

 A DIAGRAMAÇÃO

Esta etapa pode ser realizada por você, por um profissional terceirizado ou até mesmo um funcionário de seu estúdio capacitado para essa atividade.

Observe que a diagramação não faz parte do seu trabalho de fotografia. A diagramação é uma outra atividade, que tem a sua fotografia como matéria-prima. Portanto, ela deve ser remunerada – a não ser que você esteja presenteando o seu cliente com o álbum. Escuto muitos fotógrafos comentarem que adorariam terceirizar a diagramação dos álbuns, mas não o  fazem por não terem recursos financeiros disponíveis. Sinto informar, mas, se isso acontece, você está trabalhando de graça. Você pode optar por realizar essa etapa e ficar com o rendimento para si, mas ela precisa, sim, ser remunerada. Fique ligado nisso e não desperdice seu tempo trabalhando sem remuneração.

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A APRESENTAÇÃO DA PRÉVIA

Apresente a prévia de maneira que seja fácil para o cliente realizar seus comentários. Mostre a diagramação interna, a sugestão de capa e, se for capa de tecido ou couro, faça as sugestões de revestimentos. Isso vai reduzir as etapas do fluxo de trabalho e mais uma vez deixar a vida do cliente mais fácil. Não apresente muitas opções. Elas confundem mais do que ajudam.

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Exemplo de um projeto com maquete digital da capa fotográfica

Existem sistemas de aprovação de álbuns disponíveis no mercado que deixam essa etapa mais organizada do que o simples envio de um PDF. Escolhi utilizar o sistema do site Album Exposure no meu estúdio já que ele possui uma versão exclusiva para estúdio de design e outra para fotógrafos. Ambas trabalham de forma muito eficiente juntas. Vale a pena conhecer!

Utilizar um sistema ajuda a ter um controle único e centralizado das alterações e aprovações. Evite se afogar e se perder em um mar de e-mails. Acredite em mim. Sua vida vai ficar muito mais fácil e a do cliente, nem se fala!

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Exemplo da lâmina no Album Exposure, com os comentários embaixo

A APROVAÇÃO

Quando seu cliente aprovar o álbum, envie um e-mail formalizando a aprovação e solicitando formalmente que ele revise datas e ortografia do texto. Assim, você minimiza o risco de enviar algo errado para impressão, evitando prejuízo e desgaste com o cliente.

O ENVIO PARA IMPRESSÃO

Feche os arquivos, revise cada lâmina e envie para sua encadernadora preferencial. Se o álbum for personalizado, procure enviar uma descrição bem detalhada do projeto gráfico a ser executado. Se puder, crie uma maquete digital para ajudar no entendimento do projeto. Para criar projetos personalizados vale a pena alinhar com a encadernadora como ela deseja receber o material.  Lembre-se de que você está criando algo fora dos padrões do fornecedor, então essa etapa é bem importante. Envie os revestimentos para a encadernadora.

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Exemplo de um projeto com maquete digital da capa de tecido

Fique de olho no prazo de entrega, pois o processo de confecção de um álbum fotográfico é tão detalhado e com tantas etapas e variações que atrasos não são raros. Imagine: download das imagens, impressão, laminação, encadernação da capa, confecção de acessórios. Qualquer erro implica retornar para o estágio inicial.

Dica: converse muito com sua encadernadora para entender o processo e tenha um canal de comunicação eficiente e transparente para que você possa se antecipar às surpresas e comunicar seus clientes adequadamente.

Receba e analise o álbum para conferir a qualidade do trabalho realizado pelo seu fornecedor. Verifique acabamento, cores, qualidade da laminação, ordem da encadernação etc.

Com o álbum pronto, crie uma embalagem bem bacana e caprichada. Esse toque especial fará sua marca ser lembrada de uma forma especial. Lembre-se que o álbum tem um valor grande para seu cliente. Ele deve ser entregue como uma joia. Isso não significa investir muitos recursos financeiros. A internet está repleta de referências bacanas de embalagens charmosas e com um custo relativamente baixo. Use a sua criatividade e encante seus clientes!

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Se você criar algo bacana, compartilhe aqui! Tenha certeza que irá inspirar outros fotógrafos que acompanham a coluna. Eu vou adorar ver! Deixe o link nos comentários do post!

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Renata Bitencourt

RENATA BITENCOURT é formada em ciência da computação pela Universidade Gama Filho e durante anos seguiu carreira na área comercial de empresas multinacionais de tecnologia. “O design sempre foi uma área de grande interesse. Como trabalhava com tecnologia, tive meu primeiro contato com web design – eu deveria programar, mas acabava sempre muito envolvida nas questões relacionadas ao layout dos projetos. Minha carreira em tecnologia se desenvolveu na área comercial, mas minha paixão pelo tema me fez continuar estudando e aprofundando meus conhecimentos. Posso dizer que sou uma designer autodidata. Em 2007, o design mudou completamente o rumo da minha vida profissional e fundei a Book2u Design, empresa de diagramação de álbuns”.

6 comentários

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  • Sem duvidas que um fluxo limpo e clean é o maior desafio dos fotografos, vejo que muitos se preocupam apenas em aprender tecnicas fotograficas deixando de lado organizacao, administracao e bussines.
    obrigado por compartilhar este post, muito útil.
    abs !

    • Felipe, obrigada pelo comentário e fico feliz em saber que o tema será útil. Você está certo! Precisamos ampliar nossas perspectivas e entender que somos empresários comprometidos com nossos clientes. A técnica é importante sim, mas o sucesso de nosso business depende de muitos outros fatores que não podemos negligenciar. Abs!

  • Ótimo tema, abordado de forma clara e objetiva. A organização do fluxo de trabalho ainda é para mim uma pequena “pedra no sapato”, principalmente por ainda não dispor de condições financeiras para manter uma equipe, ficando assim sobrecarregado de tarefas. A dica de hoje vai me ajudar bastante. Obrigado! Abraços.

    • Everardo, que bom que consegui ajudar a clarear um pouco suas idéias. Até montar uma equipe leva tempo mesmo, pois precisa haver um fluxo constante de trabalho. Enquanto isso não acontece, considere terceirizar atividades que não dependem tanto de você e que possuem profissionais capacitados para executar bem e não comprometer a qualidade do seu trabalho. Assim você fica menos atarefado, consegue se organizar melhor e consequentemente crescer! Te desejo sucesso! 🙂

  • Ótimo post! Seu trabalho é encantador, já estou inscrita no “fotonline” e espero conseguir fazer seu WS em SP, de vez que o de BH, onde moro, foi cancelado no começo do ano…

    • Obrigada pelo comentário, Raquel! 🙂 Fico te esperando em São Paulo então pra aprofundarmos mais os assuntos relacionados ao design de álbuns fotográficos. É um tema apaixonante! 🙂 Beijos! Renata

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